Наказом МОН від 8 серпня 2022 року № 707 було затверджено «Інструкцію з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі», яка дозволяє закладам загальної середньої освіти ведення електронних журналів замість паперових, а також інших документів закладу освіти в електронній формі.
Щиро вдячний Міністерству освіти і науки України за розроблення та затвердження цього дуже важливого для керівників закладів освіти та педагогічних працівників документа. Адже багато директорів шкіл виявляли ініціативу щодо переведення закладу на електронний класний журнал у старших класах, але, на жаль, не могли цього зробити юридично, оскільки раніше вести електронні класні журнали замість паперових нормативно дозволялося лише в початкових класах.
Ми отримували звернення від директорів шкіл та педагогічних працівників щодо дозволу ведення електронних журналів, особливо в умовах воєнного стану. Це були звернення педагогів, зокрема щодо того, що вчителів під час вимушеного переміщення примушували повертатися з безпечних місць для того, щоб особисто прийти заповнити журнал у закладі освіти.
Ще навесні ми зверталися до МОН з відповідним листом щодо внесення нормативних змін для запровадження електронних класних журналів не лише у початкових класах, а й у закладах загальної середньої освіти загалом.
Ведення класних журналів в електронній формі значно спростить діловодство, дозволить педагогічним працівникам зручно в будь-який час та з будь-якого місця заповнювати такий журнал та зберегти інформацію, водночас захистивши її від доступу сторонніх осіб. Адже на тимчасово окупованих територіях деякі заклади освіти задля захисту персональних даних учасників освітнього процесу були вимушені спалювати класні журнали.
У проєкті плану відновлення України в частині освіти і науки від 03.08.2022 р. однією з цілей плану МОН запропонувало перехід закладів загальної середньої освіти на електронний формат ведення ділової документації, до кінця 2022 року планується переведення закладів освіти на е-документообіг.
Відповідно до нової «Інструкції з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі», ведення ділової документації закладу освіти в електронній формі запроваджується з метою:
- вдосконалення управління закладом освіти через автоматизацію одержання, обробки та зберігання інформації та документів у електронній формі;
- забезпечення оперативності, достовірності та цілісності інформації, що використовується в освітній діяльності;
- організації освітнього процесу з використанням технологій дистанційного навчання та відстеження результатів навчання;
- спрощення ведення ділової документації в закладі освіти, зменшення витрат часу на її ведення;
- забезпечення органів управління у сфері освіти оперативною та актуальною інформацією про діяльність закладів освіти для прийняття управлінських рішень (пункт 3 розділ 1 Інструкції).
Нова Інструкція визначає, зокрема:
- що таке електронний класний журнал;
- особливості ведення електронних класних журналів;
- які ще документи можна вести в електронній формі тощо.
ЕЛЕКТРОННИЙ КЛАСНИЙ ЖУРНАЛ
Електронний класний журнал – окремий електронний документ ділової документації закладу освіти, у якому фіксуються результати навчальних досягнень здобувачів освіти, відвідування ними занять, стан виконання навчальних програм тощо.
Електронний класний журнал може бути реалізований як окрема електронна освітня інформаційна система (ОІС) або як її функціональний модуль програмно-апаратного комплексу “Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту” (“АІКОМ”) (пункт 2 розділ 1 Інструкції).
Наприклад, на базі «АІКОМ» ще з грудня 2020 року для закладів загальної середньої освіти діє безоплатний державний сервіс електронних журналів E-Journal. Про те, як закладу освіти під’єднатися до системи Е-journal читайте в нашій окремій публікації.
ОСОБЛИВОСТІ ВЕДЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО КЛАСНОГО ЖУРНАЛУ
Електронний класний журнал є документом ділової документації закладу освіти, що ведеться в електронній формі та використовується для:
1) зберігання даних про навчальні досягнення здобувачів освіти;
2) автоматизації обліку та контролю освітнього процесу;
3) одержання, обробки та зберігання даних для автоматизації ведення ділової документації закладу освіти в електронній формі;
4) оперативного доступу до інформації учасниками освітнього процесу про рівень навчальних досягнень із різних предметів, відвідуваність і домашні завдання;
5) забезпечення можливості дистанційного прямого та оперативного інформування учасників освітнього процесу (пункт 1 розділ 2 Інструкції).
Інформація до електронного класного журналу вноситься українською мовою, за винятком даних, що потребують використання літер латинської абетки та спеціальних символів (стосовно навчання іноземним мовам, серія документа, адреса електронної пошти тощо) (пункт 2 розділ 2 Інструкції).
У разі потреби, електронний класний журнал та інші документи генеруються засобами освітньої інформаційної системи у формі електронного документа шляхом вивантаження даних у форматах pdf, csv, xlsx або іншому зчитуваному форматі на вибір особи, яка зробила до системи запит щодо вивантаження (пункт 3 розділ 2 Інструкції).
Після завершення навчального року та внесення відповідних записів у електронний класний журнал, директор закладу освіти або уповноважена ним особа накладає електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (пункт 4 розділ 2 Інструкції).
ЯКІ ЩЕ ДОКУМЕНТИ МОЖНА ВЕСТИ В ЕЛЕКТРОННІЙ ФОРМІ
На підставі даних ділової документації закладу освіти, що вносяться та обробляються в освітній інформаційній системі, в електронній формі створюються та/або ведуться:
1) класний журнал для I – IV класів;
2) класний журнал для V – XI (XII) класів;
3) журнал обліку пропущених і замінених уроків;
4) журнали здобувачів освіти, які здобувають загальну середню освіту за індивідуальною формою;
5) журнал факультативних та гурткових занять;
6) журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності;
7) особові справи здобувачів освіти;
8) алфавітна книга здобувачів освіти;
9) особова справа педагогічного працівника;
10) журнал реєстрації наказів руху здобувачів освіти;
11) накази керівника з кадрових питань особового складу тимчасового зберігання (про відрядження, стягнення, надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням);
12) річний план роботи закладу освіти;
13) розклад навчальних занять;
14) свідоцтва досягнень здобувачів освіти тощо (пункт 6 розділ 1 Інструкції).
У додатку до Інструкції міститься перелік даних, що обробляються в електронній освітній інформаційній системі для ведення ділової документації закладу загальної середньої освіти в електронній формі.